在涉外法律事务中，经常遇到需要将境外出具的文件送到境内使用，或境内出具的文件送往境外使用的情况，为使跨境文件效力不受影响，则必须经过公证与认证程序。由于认证程序既受国际条约制约、又受国内法制约，且各国有关涉外认证的规定和办理手续不尽一致，容易在实务中造成混淆。本文旨在通过介绍涉外认证程序中的相关事项，包括认证程序的要求以及厘清认证的不同英文表述，以求在涉外业务中遇到认证的相关问题时提供一点帮助与借鉴。
一、涉外认证的程序
1. 什么是涉外认证
涉外认证，又称“领事认证”、“外交认证”。根据外交部2014年8月颁布的《领事认证办法（征求意见稿）》，领事认证是指领事认证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，对国内涉外公证书、其他证明文书或者国外有关文书上的最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。与公证不同，领事认证只证明签字、盖章属实而不涉及其内容，其目的在于使一国的公证、认证在他国具有同等效力。认证制度通过一环扣一环的连锁认证方式，由一国驻外外交或领事机构确认最后环节的印章和签字属实，使相关文书能为该国国内有关部门和机构接受，不致因有关机构怀疑文书本身的真实性而影响其在当地国家的使用，从而涉外文书能够在各国间顺利流转和使用。
2. 海牙公约
1961年10月，《关于取消要求外国公文书认证的公约》（以下简称“海牙公约”）在海牙签订。海牙公约是取消领事认证的普遍性国际公约，该公约适用于在一缔约国（文件签发国）领土内作成而需在另一缔约国（文件接受国）领土内出示的公文书，并以文书签发国主管机关对该公文书签发附加证明书（即Apostille，请见下文详述）替代文件签发国和文件接受国的领事认证手续。
海牙公约于1965年生效，截至2018年9月12日已有117个成员国。[1]遗憾的是，中国目前还未加入海牙公约，在中国当事人要时间和金钱成本来完成认证手续，反观其他国家的认证手续成本则很低。
3. 港澳台文件的认证
虽然我国尚未批准海牙公约，但公约适用于我国香港（SAR）和澳门（MAR）特别行政区。在香港和澳门需要使用海牙公约缔约国出具的公文书或者在海牙公约缔约国需要使用香港或澳门的公文书时，则可直接根据海牙公约走附加证明书流程。
根据我国关于外商投资的公司审批登记有关规定，香港、澳门和台湾地区投资者的主体资格证明或身份证明应当依法提供当地公证机构的公证文件。中国大陆使用港澳台文书虽不能直接按照海牙公约走附加证明书流程，但是也相对简便。以香港为例，我国2002年颁布了《中国委托公证人（香港）管理办法》，其中规定了香港地区的文书在大陆使用必须由中国委托公证人出具公证文书，并经过中国法律服务（香港）有限公司审核登记和加章转递后才具有法律效力，受中国法律保护。
4. 实践中的涉外认证
实践中，在国内使用境外的法律文书的认证流程分成几种情况。以外国当事人签署的授权委托书为例，如该国与中国订立的有关条约中规定了证明手续，则可直接按照该规定进行。如没有条约规定证明手续，则分成三种情况：（1）在法院法官的见证下签署的，则无须履行其他手续；（2）在中国境内签署的，则须经中国公证机构公证；（3）在中国境外签署的，如果所在国与中国有外交关系，则须经所在国公证机构公证，所在国的外交机构对公证进行认证，以及中国驻该国使领馆对所在国外交机构的认证进行认证；如果所在国与中国无外交关系，则须经所在国公证机构公证，所在国的外交机构对公证进行认证，与中国有外交关系的第三国驻该国使领馆认证，中国驻该第三国使领馆认证。
可见，实务中由于我国未加入海牙公约，认证流程复杂冗长，因此了解涉外文件的公证认证流程还是十分必要的。
二、涉外认证的不同英文表述
涉外跨境业务中，经常涉及针对外国客户的相关文件（如委托书、营业执照等）的公证认证，英文中有很多关于认证的词汇，厘清每个具体词汇适用的不同语境才能够避免不必要的误解。
1. Apostille – 加签/海牙认证/附加证明书
“Apostille”一词源于法语，意为附加证明书，是指符合公约所附示范格式的，由文书发出国主管机关签发的，放在文书或“文书附页”（allonge）上的附加意见证书，用于证明文书上的签名、印章或戳记的真实性。附加证明书是公约在取消认证后，为了确保文书的真实性而创设的一套文书证明制度。依据该制度，在一缔约国领土内作成而需在另一缔约国领土内出示的公文书，如其附有作成国主管机关签发的附加证明书，则出示国应免除对公文书的认证手续。附加证明书是公约的起草专家们经过长期讨论而选择的制度，其实质是用来替代认证制度，这是公约整个体系赖以建立的基本点。
海牙公约框架下，缔约国之间相互承认对方政府机构出具的公文的行为。也就是说，被加签的文件可直接被其他海牙公约缔约国认可。因此，“Apostille”也被翻译为海牙认证。
2. Authentication & Legalization – 非海牙公约途径
遗憾的是中国不是海牙公约的缔约国，不认可海牙认证。也就是说，外国国家机构出具的加签后的文件并不被中国视为已被合法认证过的文件。文件如需在中国境内使用，需要拿到中国驻当地使领馆出具的认证书，该过程通常称为“Legalization”。
中国使领馆进行认证前，还会要求文件先在本国进行认证。这个认证和海牙认证本质相同，即当地国家机构出具公文证明原文件的合法性，但通常该过程被称作“Authentication”,而非“Apostille”。如果错误使用“Apostille”一词，可能给客户造成不再需要中国使领馆进行认证的错误印象。
由此可见，虽然“Apostille”、“Authentication”和“Legalization”在中文语境中都可被翻译成“认证”，但意义不尽相同，如果不谨慎使用，很可能会造成大麻烦。例如，在一个案件中的英国客户希望在中国法院提起诉讼，但由于理解上的误差，客户仅仅提供了经过Apostille的文件，最后被中国法院拒绝接收。这种情况想必是每位律师都不希望见到的。因此，在遇到涉及海外文件的案件时，请务必向客户解释清楚“Apostille”、“Authentication”和“Legalization”的区别，并指出中国使领馆认证的必要，以免出现不必要的麻烦，造成不必要的损失。
[1] https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41