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?合规负责人必看!大合规要求下劳动用工风险识别要点

2018-11-20/专业文章/ 何东闽

日前,国资委重磅发布《中央企业合规管理指引(试行)》,全面推动央企合规管理进程。《指引》提出,央企应当按照全面覆盖原则建立健全合规管理体系,覆盖各业务领域、各部门、各级子企业和分支机构、全体员工,贯穿决策、执行、监督全流程。

《指引》对企业各职能机构、部门以及负责人提出了较为明确的合规职责要求。其中,合规管理负责人和法务部等合规管理牵头部门承担合规管理工作的主要职责和具体事务。

为了提高合规管理工作的效率,帮助企业准确把握并重点解决实践中存在的突出问题,《指引》明确指出合规管理工作需要重点关注的七大领域,包括市场交易、安全环保、产品质量、劳动用工、财务税收、知识产权和商业伙伴。

在大合规理念的要求下,笔者不得不感叹,按照《指引》的要求,未来央企合规负责人将成为“百科全书式”的法律专家。

不积跬步,无以至千里。无论合规工作多么繁杂,理清头绪是当务之急。对企业合规而言,识别重点领域存在的合规风险是开展其他工作的前提。

笔者结合团队为多家央企及下级单位提供合规法律服务的经验,结合央企系统劳动用工的现实“痛点”,提出以下风险识别要点。

境内用工主要合规风险点

近年来,随着依法治企战略部署的不断落实,央企系统合规管理意识逐渐增强,合规管理体系不断完善,在境内劳动用工领域已经建立比较系统的合规管理体系。

一些中小型企业中常见的劳动用工不合规现象,例如不签劳动合同、试用期约定违法、不通过民主程序制定规章制度等,并非多数央企系统的主要合规风险点。

根据笔者的观察总结,央企系统境内用工的合规风险点主要体现在以下四方面:

1 处理违反党纪人员缺乏依据

央企在党建工作方面承担重任,然而,现实中个别员工政治觉悟不高、组织纪律性不强,可能给企业形象造成恶劣影响。例如,有的员工在网络平台上任意发表不当言论,致使企业陷入被动。

对此类员工,除给予组织处分外,企业如决定在薪资、职级甚至劳动关系方面采取处罚措施,需要通过民主程序制定相关规章制度作为依据,否则存在违法风险。

2 借调人员管理相对混乱

关联单位之间进行人员借调,是央企系统内较为常见的人事调动方式。一些员工多年处于借调状态,亦不鲜见。在借调人员管理方面,有些企业存在明显合规漏洞。

例如,有的关联企业之间未签署借调协议,仅凭借调函或上级单位的借调决定进行人员借调,或者未与员工签订三方协议,确认借调事实及工资、社保、档案等方面的安排,存在员工主张与借入单位存在劳动关系的法律风险。

在一些员工借调案例中,借入单位直接向员工支付工资,借出单位为其缴纳社保费用。这样的管理模式,存在多重法律风险:

一是员工与借入单位可能被认定为存在事实劳动关系;二是社保缴纳方式不合规,一旦员工因工受伤,可能无法享受工伤保险待遇;三是在社保费即将由税务部门统一征缴的情况下,借入单位存在个税申报与社保缴费金额不一致的违规风险。

3 反商业贿赂机制尚需构建

现实中,央企系统拥有较强的市场优势地位和资源渠道,一些重点岗位的工作人员容易成为商业贿赂的侵蚀对象。目前,企业在反商业贿赂方面主要存在以下合规风险点:

一是员工对何为商业贿赂尚未形成明确认识。今年1月1日起施行的《反不正当竞争法》对商业贿赂的规定进行了较大幅度修改,企业对相关变化需要时间理解消化。合规部门可以参考国家监委、市场监管局发布的典型案例,制订明确具体的负面行为清单,告知广大员工政策红线,并进行反商业贿赂培训。

二是忽视对合作伙伴尤其是代理人、居间人不得收受或提供商业贿赂的要求,企业可能因合作伙伴的行为被认定为构成商业贿赂。

4 利益冲突规则有待完善

在企业用工管理中,主要存在两种利益冲突形式。一是外部利益冲突,典型的是员工利用职务之便与经营上下游业务的亲属之间进行交易;二是内部利益冲突,典型的是存在领导、业务、监督、审计等关系的员工之间存在亲属关系。

近年来,企业对外部利益冲突问题关注较多,对内部利益冲突则相对忽视。

一般而言,对存在外部利益冲突行为的员工,企业会采取解除劳动合同等较为严厉的处理措施;对存在内部利益冲突关系的员工,企业会要求一方予以任职回避,涉及调岗问题。

无论是解除劳动合同还是调岗,最为合规的方式都是规章制度存在相关依据。

境外用工主要合规风险点

与境内用工相比,央企系统境外用工存在更为严峻合规风险,需要企业严格排查。

1 境外用工模式不清

目前,外派员工前往境外分支机构工作有三种合法合规的模式:

一是根据《对外劳务合作管理条例》,境外分支机构作为外国雇主,与具有对外劳务合作资质的境内公司签订合作协议,由境内公司与劳务人员签署服务合同或劳动合同,购买境外人身意外险,并办理出境手续。

二是根据《对外承包工程管理条例》,具有对外承包工程资质的境内企业与员工签订劳动合同,购买境外人身意外险,办理出境手续,将员工外派至境外承揽的工程项目。

三是根据《企业境外投资管理办法》等对外投资合作管理规定,对外投资企业将签订《劳动合同》的自有员工外派至其境外企业。

目前,企业境外用工模式不清的情况较为突出:

一些外向型企业为了管理方便,在组织架构上设立不具有法人资格的洲际/区域管理部门,管理部门与境外人员签订劳动合同或雇佣合同。

国内总部不签订劳动合同但直接对境外人员进行管理。

对外劳务合作、承包工程企业不为外派人员办理出境手续,员工个人持因私护照与境外分支机构建立用工关系等等。

凡此种种,均违反法律规定,境内总部或境内企业很可能被认定为与境外人员存在劳动关系。尤其在发生员工伤亡事故的情况下,境内企业往往要承担高额赔偿责任。

2 境外企业未形成独立有效的管理机制

现实中,由于境外项目启动时间较短、管理经验不足、央企统一管理需要等客观原因,一些企业的境外分支机构未形成有效的管理机制,没有根据东道国法律制定独立的规章制度,而是直接适用境内总部下发的相关规定,甚至由境内总部直接为境外人员支付工资、缴纳社保费用或购买境外险。

这样的管理机制弊端明显。一方面,境外企业可能违反东道国劳动和就业方面的法律;另一方面,境内企业尤其是总部很容易被认定为与境外人员存在劳动关系。

在《指引》要求央企合规负责人对各级分支机构合规管理负责的政策背景下,央企总部对境外分支机构如何既能“管得住”,又能避免被认定为劳动关系,为央企系统带来了新的挑战。

3 违反东道国劳动法律政策

劳动法律政策具有极强的地域属性,不同国家和地区之间的法律可能存在巨大差异,境外企业基于国内习惯,很可能在“无意中”违反了当地法律。

例如,一些境外企业在员工未取得当地就业许可的情况下,即与员工建立用工关系。

有的企业雇佣中方员工的比例超过当地法律规定的限制。

个别企业在招聘员工时违反东道国反歧视方面的法律。

有些企业没有充分了解当地工会法律,被当地执法部门认定为损害员工结社权,导致难以开展实际工作。

一些国家规定,外资企业不能直接招聘员工,需要当地有资质的企业向其派驻,但境外企业直接用工。

因此,企业在境外用工前,一定要充分了解东道国劳工政策,避免因主动违法造成损失。

不过,外国法的查明一向是实务界的老大难问题,WTO的透明度原则又是各成员方执行效果最差的原则,企业通过公开渠道往往难以对当地法律政策进行深入了解。

善于借助使领馆和中国商会的力量,必要时求助领事保护,是成本较低的明智选择。

4 不同社保制度造成的用工风险

不同国家的社会保险制度、险种、缴费比例存在较大差异,可能引发隐蔽性极强的合规风险。

例如,有些国家的险种中并无工伤保险。一旦境外员工发生伤亡事故,境外人身意外险赔付的保费往往无法完全覆盖员工或其家属的诉求。此时,企业不但需要支付高额赔偿金,还往往需要应对某些社会风险。

5 境外商业贿赂风险

现实中,一些落后国家或地区的腐败现象较为严重,官员索贿或变相索贿、垄断企业强令外国企业向官员亲属支付佣金作为合作前提的现象并不罕见。 

境外商业贿赂行为,既受我国法律调整,也可能违反东道国法律、国际条约甚至某些第三国法律规定,对我国企业参与境外市场竞争存在重大潜在合规风险,也极易引发相关负责人个人行政、刑事法律风险,应当给予充分重视。

结语

对企业而言,合规管理工作从来不是一蹴而就的小目标,而是任重道远的系统工程。  

需要企业在宏观上树立“合规管理是企业生命线”的价值观,在微观上把握优先处理重要紧急事项的方法论,在管理中发现问题,在发展中解决问题,逐步完善合规管理体系。

期待合规管理工作能够夯实国有企业健康可持续的发展的基础,在国际市场上进一步增强中国品牌的影响力和竞争力。

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